E-Mail Archivierung

E-Mail archivierungHaben Sie ein Unternehmen? Dann wissen Sie sicher dass Sie Ihre geschäftlichen Dokumente, darunter fallen auch E-Mails, 10 Jahre aufheben müssen, so will es der Gesetzgeber. Selbstverständlich ist Spam und Newsletter von diesem Gesetz nicht betroffen, diese können Sie bedenkenlos löschen.

Das Internet verhilft Unternehmen zu einer großen Nutzung, man kann Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mahnungen und Geschäftskorrespondenz per E-Mail leichter verschicken als auf dem Postweg, und dies auch wesentlich schneller.

Hinweis von unserer Seite: E-Mails ohne steuerlich relevante Inhalte brauchen nach den steuerrechtlichen Vorschriften weder archiviert, noch für den Datenzugriff vorgehalten zu werden. Allerdings ist nicht klar geregelt, wann Inhalte steuerlich relevant sind. Dies ist einzelfallabhängig. Daher im Zweifelsfalle besser mehr archivieren als zu wenig.

Welche Vorteile hat eine E-Mail Archivierung?

Wenn Sie Ihre E-Mails archivieren dann können Sie in vielen Jahren danach noch auf Ihre E-Mails zugreifen. Das hat den Vorteil dass Sie Geschäftskorrespondenz noch nachvollziehen können, wenn z.B. ein Kunde zu Ihnen kommt der vor mehreren Jahren Ihr Kunde war.

Ein weiter Vorteil ist der dass Sie nach älteren E-Mails schnell und unkompliziert können. Die gängigsten Email Archive arbeiten dabei mit einer ähnlichen Volltextsuche wie sie auch von Google eingesetzt wird. Das gilt nicht nur für den Inhalt der Email, sondern auch für deren angehängten Dateien, wie z.B. PDF- oder mit Microsoft Word erstellte Dokumente.

Ein weiterer, wichtiger Vorteil ist die Möglichkeit den bestehenden Mailserver durch die Archivierung zu entlasten. Das Email Archiv speichert die Emails in komprimierter Form ab, was dazu führt, dass auf dem Mailserver weniger Speicherplatz benötigt wird. Das Email Archiv ist auch in der Lage identische Emails, die inhaltlich gleich sind und an verschiedene Mitarbeiter versendet wurden, einmal und nicht mehrfach abzuspeichern.

Benötigen Sie Unterstützung?

Wenn sie ihre E-Mails archivieren wollen gibt es verschiedene Wege dies zu tun, zum einen gibt es die Möglichkeit in Form einer Software (Mailstore 4 von Deepinvent, Reddoxx Mail Depot, Artec EMA usw.). Zum anderen kann man E-Mails auch mit Ihrem jeweiligen E-Mail Programm archievieren, bei MS-Outlook ist dies einfach. Gerne beraten wir Sie in Sachen Anbindung und Kosten zum Thema E-Mail Archivierung.

  • Welche E-Mails müssen archiviert werden?

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